הגדרת אימייל מקצועי (ג'ימייל) והעברות ללקוח

הכנה

על מנת להגדיר אימייל מקצועי, יש לוודא שיש:

1. טופס בקשה של הלקוח להגדרת אימיילים הכולל:
   1. פירוט של מהם המיילים הקבועים (עולים 5 דולר לחודש כל אחד), כולל שם פרטי ומשפחה לכל עובד, ואימייל נוכחי
   2. פירוט מהם המיילים המפנים ולמי כל מייל מפנה מעביר,
   3. מהו המייל הראשי / מנהל החשבון
2. דומיין שנרכש וזמין לטובת הגדרת ה-G Suite
3. הגדרות DNS שהוגדרו באחסון (uPress) לקראת התקנת G Suite
4. שם פרטי ומשפחה של הלקוח באנגלית
5. שם העסק באנגלית, כתובת פיזית, עיר וטלפון הלקוח
6. זמינות של הלקוח להזנת כרטיס אשראי / פרטי כרטיס אשראי של הלקוח

הגדרות

הגדרת האימייל הראשי והחשבון: (שלב 1)

1. יש קודם כל להיכנס לקישור הבא בחלון גלישה בסתר ולהירשם ל-G Suite:
   https://gsuite.google.com/signup/basic/welcome
2. יש ללחוץ "Next" ואז לבחור את כמות העובדים ואז שוב "Next", לבחור את המדינה (פעם אחרונה שבדקנו, ישראל) ו-"Next" בפעם השלישית.
3. יש להזין את כתובת הדוא"ל של הלקוח וללחוץ "Next"
4. יש לבחור "Yes, I have one I can use" עבור הדומיין ללקוח, ואז להזין את הדומיין של הלקוח שעליו יוגדרו המיילים. (כך לדוגמא clienturl.com)
5. יש ללחוץ "Next"
6. יש להזין את השם הפרטי ושם המשפחה של הלקוח באנגלית וללחוץ "Next"
7. יש להזין את המייל הראשי ולבחור סיסמא בת 8 תווים (Generate של LastPass)
8. יש לבחור "No Thanks"
9. יש לסמן שאנחנו לא רובוטים (לרוב נכון) וללחוץ "Agree & Continue"
10. יש לבחור את התוכנית ה-Flexible ב-USD ואז ללחוץ על "Next"
11. יש למלא את שם העסק באנגלית, כתובת פיזית ועיר
12. יש למלא את טלפון הלקוח תחת "Contact"
13. יש למלא את פרטי האשראי של הלקוח (טלפון ללקוח תוך כדי מילוי הטופס) וללחוץ על "Next"
14. יש ללחוץ "Continue to Setup"
15. יש לשלוח ללקוח את הסיסמא שהוגדרה לאימייל הראשי.

הגדרות של אימיילים לעובדים: (שלב 2)

1. יש לבחור "Start" אם ממשיכים מהגדרת האימייל הראשי והחשבון להוספת אנשים לחשבון
2. יש להגדיר שם פרטי, שם משפחה, וכתובת אימייל וללחוץ "Add" עד שמוסיפים את כל האימיילים הנוספים
3. יש להקפיד! אימיילים מפנים לא מוגדרים במסך הזה.
4. יש לבחור "I added all user…" ואז ללחוץ על "Next"
5. יש להזין את האימיילים הנוכחיים של כל אחד מהעובדים כדי שהם יוכלו להתחבר למייל החדש.
6. יש ללחוץ "Send Emails"

אישור הדומיין: (שלב 3)

1. יש לבחור את "Choose a different method" ואז "Add a domain host – CNAME or TXT"
2. יש לבחור "I have successfully logged in" ואז "I am in the control panel"
3. יש להעתיק את ה-@ ואת הקוד Verification ולשלוח להטמעה בדומיין (הגדרת DNS של האחסון ל-Verification)
4. לאחר הטמעה יש לסמן "I added the TXT" ולאחריו "I saved the TXT"
5. יש ללחוץ "Verify Domain & Setup Email"
6. יש להמתין לאישור הדומיין והאימיילים. זה יכול לקחת שעה ויכול לקחת יום – אז יש להיעזר בסבלנות.
7. לאחר אישור הדומיין והמיילים, יש ללחוץ "Next" ואז לבחור בחבילה של "G Suite Basic" וללחוץ "Choose"

הגדרות של אימיילים מפנים: (הגדרה נפרדת בפאנל הניהול)

1. יש להיכנס ל-admin.google.com
2. יש להזין את האימייל הראשי (מנהל החשבון) ואת הסיסמא.
3. יש ללחוץ על Groups
4. יש לבחור "Create a Group" לכל אימייל מפנה
5. יש לתת שם משמעותי לקבוצה (כך לדוגמא – "General Information") ולבחור כתובת אימייל.
6. יש ללחוץ "Create"
7. לאחר יצירת הקבוצה, יש לבחור "Manage Users in this Group" ולהזין את המיילים שאליהם נרצה הפנייה.
8. יש לבחור "Access Settings" ואז "Permissions > Posting permissions" כדי להגדיר מי יכול לשלוח אימיילים לכתובת המפנה.
9. תחת "Post" יש לבחור את הקטגוריה "Public"
10. יש לחזור על התהליך לכל אימייל מפנה נוסף, או לחלופין (ומהר יותר) להגדיר אימיילים מפנים נוספים ב-Aliases לכל אימייל מפנה (אם ההפניות זהות).